Welche Software für einen Friseursalon mit mehreren Mitarbeitenden?

Die kurze Antwort

Im Team wird eine Coiffeur-Software an sechs Punkten gemessen: ein eigener Terminplan pro Mitarbeitenden in einer gemeinsamen Teamansicht, Rechte pro Rolle (niemand teilt ein Passwort), eine Kasse pro Person mit eigenem Abschluss, individuelle Arbeitszeiten und Absenzen, der Umsatz pro Mitarbeitenden und — ab dem ersten Arbeitsvertrag — eine Schweizer Lohnabrechnung, die nicht von Hand nacherfasst wird. Alles andere (Website, Treueprogramm, mehrere Standorte) kommt danach.

Was sich ändert, sobald Sie nicht mehr allein sind

Ein Salon im Team mischt fast immer die Anstellungsformen: eine Angestellte zu 100 %, eine Lernende mit Schultag am Mittwoch, eine Selbstständige mit Stuhlmiete. Drei Probleme kommen gleichzeitig. Die Vertraulichkeit: Nicht alle müssen alle Kundendossiers und die Zahlen des Salons sehen. Das Geld: Kassieren drei Personen in dieselbe Kasse, stimmt der Abschluss am Abend nie. Die Zeit: unterschiedliche Arbeitszeiten, Ferien, Absenzen — jede Person mit ihrer eigenen Online-Verfügbarkeit. Ein Werkzeug für den Alleinbetrieb bricht genau dort.

Die 6 Kriterien, die zählen

1. Ein Terminplan pro Mitarbeitenden, eine Teamansicht

Jede Person hat ihren Plan, ihre Leistungen, ihre Schnittdauer — und die Teamansicht zeigt den Tag Spalte für Spalte nebeneinander. Auf der Kundenseite muss die Online-Buchung die Wahl der Coiffeuse erlauben (oder «nächster freier Termin», wenn es egal ist). Der entscheidende Test: Eine Buchung, die am Sonntagabend vom Handy kommt, muss im richtigen Terminplan landen — nicht am Montagmorgen umgebucht werden.

2. Rechte pro Rolle statt eines geteilten Passworts

Das Erste, was Sie verlangen sollten, und das am häufigsten Vergessene: ein Konto pro Person, mit einer Rolle. Die Inhaberin sieht alles; eine Geschäftsführerin führt den Alltag und die Kundschaft; eine Coiffeuse sieht den Salonplan — praktisch, um zu wissen, wer da ist — bearbeitet aber nur ihre Termine. Heikle Angaben im Dossier (Allergien, Gegenanzeigen einer Färbung) müssen nicht im ganzen Salon zirkulieren: Sie bleiben der Inhaberin und der Geschäftsführerin vorbehalten, und der Coiffeuse für ihre eigenen Termine. Ein geteiltes Passwort ist das Gegenteil dessen, was das revidierte Datenschutzgesetz erwartet: Niemand weiss mehr, wer was getan hat. Ein Aktivitätsjournal — wer hat welchen Termin wann geändert — beendet die Montagmorgen-Diskussionen in zehn Sekunden.

3. Eine Kasse pro Person, nicht eine Kasse für alle

Der am meisten unterschätzte Punkt. Kassieren drei Personen in dieselbe Kasse, hat die Differenz am Abend keinen Besitzer. Was es braucht: Jede Person öffnet ihre Kasse, kassiert ihre Kundschaft und macht ihren eigenen Tagesabschluss, mit eigener Z-Nummerierung; die Inhaberin sieht die Summe aller Kassen, jede Person verantwortet nur ihre eigene. Und das Kassierrecht wird pro Person eingestellt: Die Selbstständige mit Stuhlmiete kassiert ihre Kundschaft, die Lernende hat vielleicht nur ihren Terminplan.

4. Individuelle Arbeitszeiten und Absenzen

Eine zu 100 %, eine am Mittwoch und Samstag, eine an drei Tagen pro Woche: Arbeitszeiten müssen pro Person erfasst werden, nicht für den Salon. Zwei gesunde Regeln: Wessen Arbeitszeit nicht erfasst ist, ist nicht buchbar (ein geschlossener Kalender ist besser als ein Termin an einem Tag, an dem niemand im Salon ist), und eine punktuelle Absenz — Ferien, Schultag, Krankheit — muss die reguläre Arbeitszeit durchstossen und die Online-Slots schliessen, ohne dass die Wochenvorlage neu geschrieben wird.

5. Der Umsatz pro Mitarbeitenden

Für den Zeitraum Ihrer Wahl: Umsatz pro Person, Leistungen, die laufen, Auslastung. Drei sehr konkrete Anwendungen — eine Anstellung entscheiden, ohne zu raten; eine Prämie oder Provision am Monatsende berechnen, ohne nachzuerfassen; und eine Stuhlmiete auf einer unbestreitbaren Grundlage abrechnen. Kann die Software die Frage «Wie viel hat Sarah im Juli gemacht?» nicht beantworten, machen Sie es jeden Monat von Hand.

6. Die Schweizer Lohnabrechnung, ab dem ersten Lohn

Sobald ein Vertrag unterschrieben ist, geht es nicht mehr um den Kalender, sondern um die Abzüge: AHV/IV/EO, ALV, UVG, BVG, gegebenenfalls Quellensteuer, und am Jahresende ein Lohnausweis. Hier kostet ein Fehler am meisten. Zwei akzeptable Varianten: Die Software rechnet die Löhne ab, oder sie exportiert saubere Daten an Ihre Treuhänderin. Nicht akzeptabel: Stunden und Verkäufe in eine Tabelle nacherfassen.

Die Schweizer Details, die sich nicht nachholen lassen

Die MWST pro Leistung, mit einer Abrechnung, die für die ESTV bereitsteht; an der Kasse TWINT und die automatische 5-Rappen-Rundung; die QR-Rechnung für Kundinnen oder Firmen, die eine verlangen; das revidierte Datenschutzgesetz — eine Färbungsnotiz ist ein Personendatum und verdient ein persönliches Konto sowie Hosting in der Schweiz; und Mehrsprachigkeit (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch), sobald Ihre Stadt zweisprachig ist. Eine ausländische Software, die «fast» passt, bezahlen Sie jedes Quartal — bei der Abrechnung.

Was kostet das?

Auf dem Schweizer Markt kostet ein vollständiges Werkzeug meist zwischen CHF 60 und 160 pro Monat — und viele Anbieter rechnen pro Mitarbeitenden ab: Fragen Sie das vor der Unterschrift, dort verdoppelt sich die Rechnung innerhalb eines Jahres. Bei Posea folgt der Preis dem Salon, nicht der Teamgrösse: Das Abo Mini für CHF 19.90 ist strikt für den Alleinbetrieb (ein Konto, eine Fachperson), ein Team beginnt also bei Pro, CHF 44.90 pro Monat — zehn Benutzerkonten, unbegrenzte Fachpersonen, Treueprogramm, Website und mehrere Standorte inklusive — und Studio für CHF 64.90 ergänzt die Administration: Buchhaltung, MWST-Abrechnung für die ESTV, Schweizer Löhne (AHV, ALV, UVG, BVG, Quellensteuer) und unbegrenzte Benutzerkonten. In allen Fällen 0 % Kommission auf Buchungen.

So entscheiden Sie in der Praxis

Eröffnen Sie einen kostenlosen Test und spielen Sie eine echte Woche zu dritt durch: Legen Sie drei Mitarbeitende mit unterschiedlichen Zeiten an (eine zu 100 %, eine am Mittwoch und Samstag, eine Selbstständige), erfassen Sie der ersten eine Ferienwoche, nehmen Sie eine Online-Buchung entgegen, bei der die Kundin ihre Coiffeuse wählt, kassieren Sie zwei Verkäufe mit zwei verschiedenen Personen und machen Sie zwei getrennte Z-Abschlüsse, und fragen Sie am Schluss den Monatsumsatz pro Mitarbeitenden ab. Hält die Software diesen Parcours ohne Hilfstabelle aus, hält sie auch Ihr Team. Mehr zu Ihrer Branche: Software für Coiffeursalons — und wenn Sie auch Herrenschnitte und Bart anbieten: Software für Barbershops & Barbiere.

Posea ist für diese Realität gebaut: ein Konto pro Person mit eigenen Rechten, eine Kasse und ein Z-Abschluss pro Mitarbeitenden, individuelle Arbeitszeiten und Absenzen, Umsatz pro Mitarbeitenden, Schweizer Löhne integriert, Hosting in der Schweiz — 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte, und die Übernahme Ihrer bestehenden Daten ist geschenkt.