Hausbesuche: Zonen, Anfahrtskosten und Fahrzeiten, ohne dass der Tag auf der Strasse bleibt

Das eigentliche Problem von Hausbesuchen: die Strasse

Ein Hausbesuch ist nicht einfach eine Behandlung im Institut mit einer zusätzlichen Adresse. Er bringt drei Fragen mit sich, die eine gewöhnliche Agenda nie stellt:

• Wie weit fahren Sie? Ohne klare Grenze nehmen Sie den Kunden in vierzig Minuten Entfernung «ausnahmsweise» doch an, und der Tag ist zerrissen.
• Was kostet die Anfahrt? Eine Einheitspauschale ist in beide Richtungen ungerecht: zu teuer für die Nachbarin, ein Verlust für das Dorf auf der anderen Talseite.
• Wie viel Zeit braucht es zwischen zwei Terminen? Kennt die Agenda die Strecke nicht, schlägt sie Ihnen 14:00 Uhr in Monthey direkt nach 13:00 Uhr in Aigle vor.

Die Antwort besteht aus drei Einstellungen: Zonen, Beträge pro Zone und eine Fahrzeit, die die Agenda selbst blockiert. So richten Sie sie ein.

Erste Entscheidung: Radius oder Gebiet?

Posea bietet zwei Arten, Ihr Einsatzgebiet zu zeichnen. Sie wählen unter Einstellungen → Hausbesuche → Zonen und Tarife die eine oder andere und können jederzeit wechseln.

Nach Radius: Ringe rund um das Institut

Das ist die schnellste Methode. Jede Zone ist ein Ring um die Adresse Ihres Instituts: bis 5 km, bis 10 km, bis 15 km … Ausserhalb des letzten Rings fahren Sie nicht. Den Radius stellen Sie mit einem Schieberegler ein, und die Karte zeichnet sich sofort neu.

Einige Details, die zählen:

• Das Zentrum ist die Adresse des Instituts, gefunden im amtlichen Adressverzeichnis (swisstopo). Liegt es falsch – etwa eine Rechnungsadresse, die nicht Ihr tatsächlicher Ausgangspunkt ist –, verschieben Sie es mit einem Klick auf der Karte.
• Der Radius wird in Luftlinie gemessen, so wie die Karte ihn zeigt. Die Fahrzeit dagegen folgt der Strasse (mehr dazu weiter unten).
• Bis zu acht Zonen, jede mit Name, Farbe und einem Häkchen «Aktiv», um sie vorübergehend auszusetzen, ohne sie zu löschen.

Der Radius passt bestens im Flachland oder in der Stadt, wo die Luftlinie der tatsächlichen Strecke ähnelt.

Eine Adresse testen, bevor Sie freischalten

Unter der Karte zeigt Ihnen das Feld «Adresse testen» genau, was ein Kunde sehen wird: die gefundene Zone, die Kosten, den Mindestbetrag, die Gratis-Schwelle, die Distanz und vor allem die echte Fahrzeit ab dem Institut, mit den Minuten, die in der Agenda blockiert werden.

Dieser Test ist der beste Weg, Ihre Ringe zu prüfen, bevor Sie die Buchung öffnen: Nehmen Sie drei oder vier Adressen echter Kunden und schauen Sie, ob das Ergebnis stimmig ist.

Nach Gebiet: Gemeinden einfärben

In den Bergen, an einem See oder entlang einer Grenze lügt der Kreis. Ein Dorf 8 km entfernt auf der anderen Talseite kann vierzig Minuten Fahrt bedeuten; eine Nachbargemeinde am selben Ufer zehn. Der Modus Gebiet löst das: Statt Kreise zu ziehen, malen Sie die Gemeinden, Bezirke oder Kantone ein, die jede Zone abdeckt.

So funktioniert es:

• Wählen Sie eine Zone (das ist Ihr Pinsel) und klicken Sie dann eine Gemeinde auf der Karte an – oder tippen Sie ihren Namen, ihre PLZ, einen Bezirk oder einen Kanton in die Suche.
• «Malen nach» Gemeinde, Bezirk oder Kanton: Ein Klick auf die Karte nimmt dann den ganzen Bezirk oder den ganzen Kanton auf einmal. Fahren Sie mit der Maus über die Karte, sagt Ihnen ein Hinweis, was ein Klick einfärben würde.
• Das genauere Gebiet gewinnt. Sie malen den Bezirk Monthey in Zone 2 und danach die Gemeinde Vouvry in Zone 1: Vouvry bleibt in Zone 1, der Rest des Bezirks in Zone 2. So entsteht eine feine Karte mit drei Klicks statt sechzig.
• Der Radierer «Nicht bedient» entfernt ein Gebiet. Deckt ein grösseres Gebiet es noch ab, schliesst er es ausdrücklich aus: Hier bleibt Champéry ausserhalb, obwohl der ganze Bezirk Monthey eingefärbt ist.
• Unter der Karte zeigt jede Zone ihre Anzahl Gemeinden – zur Kontrolle auf einen Blick.

Zwei Schweizer Besonderheiten sind bereits gelöst. Kantone ohne Bezirke (Genf, Neuenburg, Uri, Nidwalden, Zug, Obwalden, Appenzell Innerrhoden, Basel-Stadt, Glarus) sowie Liechtenstein werden als ganzer Kanton eingefärbt. Und wenn jeweils am 1. Januar Gemeinden fusionieren, meldet Posea die alten Gemeinden, die aus den amtlichen Daten verschwunden sind, und schlägt Ihnen vor, die neue einzufärben: Keine Adresse fällt stillschweigend aus der Zone.

Die drei Beträge jeder Zone

Jede Zone hat drei Beträge, alle freiwillig ausser dem ersten:

• Anfahrtskosten: was der Kunde zusätzlich zur Behandlung bezahlt. Null heisst «Anfahrt gratis».
• Mindestbetrag: Darunter ist ein Hausbesuch in dieser Zone nicht buchbar. So fahren Sie nicht zwanzig Minuten für eine Nagellack-Auffrischung zu CHF 35.
• Gratis ab: Ab diesem Betrag entfallen die Anfahrtskosten. Ein einfacher Anreiz, zwei Behandlungen statt einer zu buchen.

Ein Beispiel mit der Zone «Weitere Region» von oben (CHF 35 Anfahrt, Minimum CHF 120, gratis ab CHF 250):

• eine Massage zu CHF 140 → CHF 175 total (140 + 35);
• nur eine Gesichtsbehandlung zu CHF 95 → in dieser Zone nicht als Hausbesuch buchbar, unter dem Minimum;
• Massage und Gesichtsbehandlung, CHF 260 → Anfahrt gratis, CHF 260.

Drei Regeln machen das System fair:

• Die Anfahrt wird einmal pro Besuch verrechnet. Eine Kundin, die drei Behandlungen hintereinander bucht, zahlt eine einzige Anfahrt – Sie kommen, nicht jede Behandlung.
• Die Beträge werden auf dem Termin festgeschrieben. Erhöhen Sie im November Ihre Tarife, behalten bereits gebuchte Termine den angekündigten Preis.
• Jede Leistung kann eigene Hausbesuch-Einstellungen haben: nur im Institut, auch als Hausbesuch oder ausschliesslich als Hausbesuch; ein eigener Preis zu Hause; immer gratis Anfahrt (praktisch für ein Braut-Paket oder eine Premium-Leistung); eine Zeit für Aufbau und Abbau, die zum Termin dazukommt; und ein Hinweis für den Kunden, etwa «Bitte einen warmen Raum und eine Steckdose bereithalten».

Die Fahrten: Fahrzeit direkt in der Agenda

Hier hören die meisten Werkzeuge auf – und hier gehen die Tage verloren. Posea berechnet die echte Fahrzeit zwischen den Terminen mit einem eigenen, in der Schweiz gehosteten Routenrechner und blockiert sie in der Agenda vor dem Hausbesuch.

Die Einstellungen, in der Reihenfolge des Bildschirms:

• Sicherheitsmarge: Prozent und Minuten, die zur berechneten Fahrt dazukommen – für Parkplatzsuche, Lift, Abendverkehr. Mit 10 % und 5 Minuten blockiert eine Route von 19 Minuten deren 26.
• Fahrten aufrunden auf 1, 5, 10 oder 15 Minuten, für eine lesbare Agenda. Aus 26 Minuten werden 30.
• Die erste Fahrt des Tages zählt zur Arbeitszeit: Wer um 8:00 Uhr im Institut beginnt, kann nicht vor 8:25 Uhr bei einem Kunden in 25 Minuten Entfernung sein. Ausgeschaltet beginnt der Tag beim ersten Kunden.
• Die Rückfahrt am Abend zählt auch: Eingeschaltet muss der letzte Termin genug Zeit für die Heimfahrt vor Feierabend lassen.
• Maximale Fahrt zwischen zwei Terminen: Darüber schlägt Posea die beiden nicht hintereinander vor. 40 Minuten sind in einer Region von Kantonsgrösse vernünftig.
• Mindestvorlauf in Stunden: kein Hausbesuch, der für in einer Stunde bestellt wird.

Darunter «Wer macht Hausbesuche»: Sie bestimmen Person für Person, wer Hausbesuche macht, wo diese Person startet (im Institut, an einem anderen Standort oder an ihrer Privatadresse) und in welchen Zeitfenstern. Wer keine Hausbesuche macht, wird nie für einen Hausbesuch vorgeschlagen – auch dann nicht, wenn der Kunde keine Präferenz angibt.

Und wenn der Routenrechner ausfällt? Dann schätzt Posea die Fahrt vorsichtig anhand der Distanz, und die Buchung läuft weiter. Der Bildschirm zeigt den Zustand der Berechnung jederzeit an.

In der Agenda steht vor jedem Hausbesuch sein Fahrtband. Ihr Team behält das letzte Wort: Setzt es einen Termin, der zu wenig Fahrzeit lässt, warnt Posea und fragt nach einer Bestätigung, blockiert aber nie. Die Online-Buchung dagegen ist streng: Kunden sehen nur Zeiten, die wirklich machbar sind.

Was Ihre Kundschaft sieht

Für die Kundschaft läuft alles im gewohnten Buchungsablauf, auf dem Handy wie am Computer, auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch.

Einige Details:

• Die Adressen decken die Schweiz und Liechtenstein ab. Ist eine neue Adresse noch nicht im Verzeichnis, gibt der Kunde sie von Hand ein; Posea nimmt dann die Ortschaft der PLZ und weist darauf hin.
• Danach gibt der Kunde an, was Sie vor Ort brauchen – je nachdem, was Sie verlangen: Stockwerk, Türcode, Parkieren, Haustiere, Bemerkungen. Diese Angaben landen auf dem Termin, in der Seitenleiste der Agenda und in der Erinnerung an Ihr Team – kein Rückruf mehr wegen des Türcodes.
• Die angebotenen Zeiten berücksichtigen die Fahrten: Der Kunde kann keine Zeit buchen, die Sie nicht einhalten könnten.
• Am Schluss sagt die Bestätigung klar, wer wann vorbeikommt.

Die Optionen: ausserhalb der Zonen und verlangte Angaben

• Angaben, die von Kunden verlangt werden: Kreuzen Sie an, was Ihnen nützt, nicht mehr. Weniger Fragen, mehr Buchungen.
• Meldung ausserhalb der Zonen, in jeder der vier Sprachen des Buchungsablaufs, zum Beispiel: «Für die Seitentäler rufen Sie uns an: Wir organisieren manchmal Touren.» Eine leer gelassene Sprache übernimmt die Sprache des Instituts.
• Einen Besuch im Institut vorschlagen, wenn die Leistung dort möglich ist: Der Kunde ausserhalb der Zonen geht nicht verloren.
• Die Zonenkarte im Buchungsablauf zeigen – oder für sich behalten.

An der Kasse und auf der Rechnung

Die Anfahrtskosten erscheinen als eigene Zeile auf Rechnung und Beleg, einmal pro Besuch, zum bei der Buchung festgeschriebenen Betrag. Sie übernehmen den MWST-Satz der ersten Leistung des Besuchs und erscheinen in Ihren Auswertungen wie der übrige Umsatz. Kassieren Sie vor Ort, übernimmt der Warenkorb der Kasse sie automatisch: Niemand muss sich den Tarif der Zone merken.

Die Adressen Ihrer Kundschaft und das revDSG

Eine Wohnadresse ist ein schützenswertes Personendatum. Posea verwendet sie nur zur Berechnung von Zone und Fahrt, gibt sie nur an Ihr Institut weiter und speichert sie in der Schweiz. Adressen, die im Buchungsablauf eingetippt werden, ohne dass es zur Buchung kommt, werden höchstens 24 Stunden aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Einrichtung in zehn Minuten

1. Unter Einstellungen → Hausbesuche die Hausbesuche einschalten.
2. Zonen und Tarife: Radius oder Gebiet wählen, zwei oder drei Zonen anlegen, Kosten, Minimum und Gratis-Schwelle setzen.
3. Drei Adressen echter Kunden testen.
4. Fahrten und Team: Marge und Aufrundung einstellen, angeben, wer Hausbesuche macht und von wo.
5. In jeder betroffenen Leistung «auch als Hausbesuch» oder «nur als Hausbesuch» wählen, allenfalls mit eigenem Preis oder eigener Aufbauzeit.
6. Optionen: die verlangten Angaben ankreuzen, die Meldung ausserhalb der Zonen schreiben.
7. Eine Testbuchung vom eigenen Handy aus machen.

Die Grenzen, der Vollständigkeit halber

• Hausbesuche sind in den Abos Pro und Studio enthalten, nicht im Mini.
• Akzeptiert werden Adressen in der Schweiz und in Liechtenstein.
• Eine Einteilung aufs Mal: Radius oder Gebiet, keine Mischung.
• Höchstens acht Zonen – mehr als genug für ein echtes Einsatzgebiet; darüber hinaus wird die Preisliste für Kunden unübersichtlich.

Hausbesuche sind kein Nebengeschäft: Sie sind ein dritter Ort neben Institut und Videotermin, in derselben Agenda, derselben Kasse und derselben Buchhaltung. Genau das macht aus ihnen eine echte Einnahmequelle statt einer Gefälligkeit mit Verlust.