Soins à domicile : zones, frais de déplacement et trajets, sans y laisser vos journées

Le vrai problème du domicile : la route

Un soin à domicile n'est pas un soin en cabinet avec une adresse en plus. Il ajoute trois questions que l'agenda classique ne pose jamais :

• Jusqu'où allez-vous ? Sans limite claire, vous finissez par accepter le client à quarante minutes « pour une fois », et la journée est cassée.
• Combien coûte le déplacement ? Un forfait unique est injuste dans les deux sens : trop cher pour le voisin, à perte pour le village d'en face.
• Combien de temps faut-il entre deux rendez-vous ? Si l'agenda ne connaît pas la route, il vous propose un 14:00 à Monthey juste après un 13:00 à Aigle.

La réponse tient en trois réglages : des zones, des montants par zone, et un temps de trajet que l'agenda bloque tout seul. Voici comment les poser.

Première décision : rayon ou territoire ?

Posea propose deux façons de dessiner votre zone de déplacement. Vous choisissez l'une ou l'autre dans Réglages → À domicile → Zones et tarifs, et vous pouvez changer d'avis à tout moment.

Par rayon : des anneaux autour de l'institut

C'est la méthode la plus rapide. Chaque zone est un anneau centré sur l'adresse de votre institut : jusqu'à 5 km, jusqu'à 10 km, jusqu'à 15 km… Au-delà du dernier anneau, vous ne vous déplacez pas. Vous réglez le rayon au curseur et la carte se redessine sous vos yeux.

Quelques détails qui comptent :

• Le centre est l'adresse de l'institut, retrouvée dans le répertoire officiel des adresses (swisstopo). S'il tombe mal — une adresse de facturation qui n'est pas votre point de départ réel — vous le déplacez d'un clic sur la carte.
• Le rayon se mesure à vol d'oiseau, c'est ce que montre la carte. Le temps de trajet, lui, suit la route (on y vient plus bas).
• Jusqu'à huit zones, chacune avec son nom, sa couleur, et une case « Active » pour la suspendre sans la supprimer.

Le rayon convient parfaitement en plaine ou en ville, là où la distance à vol d'oiseau ressemble à la distance réelle.

Tester une adresse avant de valider

Sous la carte, un champ « Tester une adresse » vous montre exactement ce que verra un client : la zone trouvée, les frais, le minimum, le seuil de gratuité, la distance, et surtout le vrai temps de route depuis l'institut, avec les minutes qui seront bloquées dans l'agenda.

Ce test est le meilleur moyen de vérifier vos anneaux avant d'ouvrir la réservation : prenez trois ou quatre adresses de clients réels, et regardez si le résultat vous paraît juste.

Par territoire : peindre les communes

En montagne, au bord d'un lac ou le long d'une frontière, le cercle ment. Un village à 8 km de l'autre côté de la vallée peut demander quarante minutes de route ; une commune voisine sur la même rive, dix. Le mode Territoire règle ce problème : au lieu de tracer des cercles, vous peignez les communes, les districts ou les cantons que chaque zone couvre.

Le fonctionnement :

• Choisissez une zone (c'est votre pinceau), puis cliquez une commune sur la carte, ou tapez son nom, son NPA, un district ou un canton dans la recherche.
• « Peindre par » commune, district ou canton : un clic sur la carte prend alors tout le district ou tout le canton d'un coup. En survolant la carte, une infobulle vous dit ce qu'un clic peindrait.
• Le territoire le plus précis l'emporte. Vous peignez le district de Monthey en zone 2, puis la commune de Vouvry en zone 1 : Vouvry reste en zone 1, le reste du district en zone 2. C'est ce qui permet de construire une carte fine en trois clics au lieu de soixante.
• La gomme « Non desservi » retire un territoire. Si un territoire plus large le couvre encore, elle l'exclut explicitement : ici, Champéry reste hors zone alors que tout le district de Monthey est peint.
• Sous la carte, chaque zone affiche son nombre de communes, pour vérifier d'un coup d'œil.

Deux finesses suisses sont gérées pour vous. Les cantons sans districts (Genève, Neuchâtel, Uri, Nidwald, Zoug, Obwald, Appenzell Rhodes-Intérieures, Bâle-Ville, Glaris) et le Liechtenstein se peignent avec tout leur canton. Et chaque 1^er janvier, quand des communes fusionnent, Posea vous signale les anciennes communes qui ont disparu des données officielles et vous propose de peindre la nouvelle : une adresse ne tombe jamais hors zone en silence.

Les trois montants de chaque zone

Chaque zone porte trois montants, tous facultatifs sauf le premier :

• Frais de déplacement : ce que le client paie en plus du soin. Zéro, c'est « déplacement offert ».
• Minimum : en dessous de ce montant de prestations, la réservation à domicile n'est pas possible dans cette zone. C'est ce qui évite de faire vingt minutes de route pour une pose de vernis à CHF 35.
• Offert dès : au-delà de ce montant, les frais tombent. Une incitation simple à réserver deux soins plutôt qu'un.

Un exemple avec la zone « Grande région » ci-dessus (CHF 35 de frais, minimum CHF 120, offert dès CHF 250) :

• un massage de CHF 140 → CHF 175 au total (140 + 35) ;
• un soin du visage seul à CHF 95 → impossible à domicile dans cette zone, sous le minimum ;
• un massage et un soin du visage, CHF 260 → déplacement offert, CHF 260.

Trois règles rendent le système juste :

• Les frais sont comptés une fois par visite. Une cliente qui réserve trois soins à la suite paie un seul déplacement — c'est vous qui venez, pas chaque soin.
• Les montants sont figés sur le rendez-vous. Si vous augmentez vos tarifs en novembre, les rendez-vous déjà pris gardent le prix annoncé au client.
• Chaque prestation peut avoir son propre réglage domicile : proposée seulement en cabinet, aussi à domicile, ou uniquement à domicile ; un prix différent à domicile ; des frais de déplacement toujours offerts (pratique pour un forfait « mariée » ou une prestation premium) ; un temps d'installation et de rangement ajouté au rendez-vous ; et une consigne pour le client, du type « prévoyez une pièce chauffée et un accès à une prise ».

Les trajets : le temps de route compté dans l'agenda

C'est là que la plupart des outils s'arrêtent, et là que les journées se perdent. Posea calcule le temps de route réel entre chaque rendez-vous, avec son propre moteur d'itinéraire hébergé en Suisse, et le bloque dans l'agenda avant le rendez-vous à domicile.

Les réglages, dans l'ordre de l'écran :

• Marge de sécurité : un pourcentage et des minutes ajoutés au trajet calculé, pour le parking, l'ascenseur, le bouchon de 17 h. Avec 10 % et 5 minutes, un itinéraire de 19 minutes en bloque 26.
• Arrondir les trajets à 1, 5, 10 ou 15 minutes, pour un agenda lisible. Les 26 minutes deviennent 30.
• Le premier trajet de la journée compte dans l'horaire : quelqu'un qui commence à 8:00 à l'institut ne peut pas être chez un client à 25 minutes de route avant 8:25. Éteint, la journée commence chez le premier client.
• Le retour en fin de journée compte aussi : allumé, le dernier rendez-vous doit laisser le temps de rentrer avant la fermeture.
• Trajet maximal entre deux rendez-vous : au-delà, Posea ne propose pas d'enchaîner les deux. 40 minutes, c'est raisonnable dans une région de taille cantonale.
• Réserver à domicile au moins … h à l'avance : pas de visite à domicile commandée pour dans une heure.

En bas, « Qui se déplace » : vous choisissez, personne par personne, qui fait du domicile, d'où cette personne part (l'institut, un autre site, ou son adresse personnelle) et sur quelles plages horaires. Quelqu'un qui ne se déplace pas n'est jamais proposé pour un rendez-vous à domicile, même quand le client choisit « Sans préférence ».

Et si le moteur d'itinéraire était indisponible ? Posea estime alors le trajet à partir de la distance, prudemment, et la réservation continue. L'écran affiche en permanence l'état du calcul.

Dans l'agenda, chaque rendez-vous à domicile est précédé de sa bande de trajet. Votre équipe garde la main : si elle place un rendez-vous qui ne laisse pas assez de route, Posea l'avertit et lui demande de confirmer, sans jamais la bloquer. La réservation en ligne, elle, est stricte : un client ne voit que les créneaux réellement tenables.

Ce que voit votre client

Côté client, tout se passe dans le tunnel de réservation habituel, sur téléphone comme sur ordinateur, en français, allemand, italien ou anglais.

Quelques points de détail :

• Les adresses couvrent la Suisse et le Liechtenstein. Si une adresse récente n'est pas encore au répertoire, le client la saisit à la main ; Posea se rabat alors sur la localité du NPA et le signale.
• Le client indique ensuite ce dont vous avez besoin sur place, selon ce que vous demandez : étage, code d'entrée, stationnement, animaux, remarques. Ces informations arrivent sur le rendez-vous, dans le tiroir de l'agenda et dans le rappel envoyé à votre équipe — plus besoin de rappeler pour demander le digicode.
• Les créneaux proposés tiennent compte des trajets : le client ne peut pas réserver un horaire que vous ne pourriez pas tenir.
• À la fin, la confirmation le dit clairement : « Sophie viendra chez vous le 21 octobre à 14:00 ».

Les options : le hors-zone et les informations demandées

• Informations demandées au client : cochez ce qui vous est utile, rien de plus. Moins de questions, plus de réservations.
• Message hors zone, dans chacune des quatre langues du tunnel : « Pour les vallées latérales, appelez-nous : nous organisons parfois des tournées. » Une langue laissée vide reprend celle de l'institut.
• Proposer de venir à l'institut quand la prestation y est possible : le client hors zone n'est pas perdu.
• Montrer la carte des zones dans le tunnel, ou la garder pour vous.

À la caisse et sur la facture

Les frais de déplacement apparaissent sur une ligne à part de la facture et du ticket, une seule fois par visite, au montant figé à la réservation. Ils prennent le taux de TVA de la première prestation de la visite, et se retrouvent dans vos rapports comme le reste de votre chiffre d'affaires. Si vous encaissez sur place, le panier de la caisse les reprend tout seul : personne n'a à se souvenir du tarif de la zone.

Les adresses de vos clients et la nLPD

Une adresse de domicile est une donnée personnelle à protéger. Posea ne l'utilise que pour calculer la zone et le trajet, ne la transmet qu'à votre institut, et l'héberge en Suisse. Les adresses tapées dans le tunnel sans aller jusqu'à la réservation ne sont gardées que 24 heures, le temps de servir la recherche, puis effacées automatiquement.

La mise en route, en dix minutes

1. Dans Réglages → À domicile, allumez le domicile.
2. Zones et tarifs : choisissez rayon ou territoire, créez deux ou trois zones, posez frais, minimum et gratuité.
3. Testez trois adresses de clients réels.
4. Trajets et équipe : réglez la marge, l'arrondi, et indiquez qui se déplace, et d'où.
5. Dans chaque prestation concernée, choisissez « aussi à domicile » ou « uniquement à domicile », et éventuellement un prix ou un temps d'installation propre.
6. Options : cochez les informations à demander, écrivez votre message hors zone.
7. Faites une réservation test depuis votre propre téléphone.

Les limites, pour être complets

• Le domicile est inclus dans les formules Pro et Studio, pas dans Mini.
• Les adresses acceptées sont suisses et liechtensteinoises.
• Un seul découpage à la fois : rayon ou territoire, pas un mélange des deux.
• Huit zones au plus — largement assez pour un territoire réel ; au-delà, la grille de prix devient illisible pour le client.

Le domicile n'est pas une activité à part : c'est un troisième lieu, à côté du cabinet et de la visio, dans le même agenda, la même caisse et la même comptabilité. C'est ce qui permet d'en faire une vraie source de revenus plutôt qu'un service rendu à perte.