Trattamenti a domicilio: zone, spese di trasferta e spostamenti, senza perdere le giornate per strada

Il vero problema del domicilio: la strada

Un trattamento a domicilio non è un trattamento in istituto con un indirizzo in più. Aggiunge tre domande che un'agenda classica non si pone mai:

• Fin dove si spinge? Senza un limite chiaro, finisce per accettare il cliente a quaranta minuti «per una volta», e la giornata salta.
• Quanto costa la trasferta? Un forfait unico è ingiusto in entrambi i sensi: troppo caro per la vicina, in perdita per il paese sull'altro versante.
• Quanto tempo serve tra due appuntamenti? Se l'agenda non conosce la strada, Le propone le 14:00 a Monthey subito dopo le 13:00 ad Aigle.

La risposta sta in tre impostazioni: delle zone, degli importi per zona e un tempo di spostamento che l'agenda blocca da sola. Ecco come impostarle.

Prima decisione: raggio o territorio?

Posea offre due modi per disegnare la Sua zona di intervento. Sceglie l'uno o l'altro in Impostazioni → A domicilio → Zone e tariffe, e può cambiare idea in qualsiasi momento.

Per raggio: anelli attorno all'istituto

È il metodo più rapido. Ogni zona è un anello centrato sull'indirizzo del Suo istituto: fino a 5 km, fino a 10 km, fino a 15 km… Oltre l'ultimo anello, non si sposta. Regola il raggio con un cursore e la mappa si ridisegna subito.

Alcuni dettagli che contano:

• Il centro è l'indirizzo dell'istituto, ritrovato nel registro ufficiale degli indirizzi (swisstopo). Se cade nel posto sbagliato — un indirizzo di fatturazione che non è il Suo vero punto di partenza — lo sposta con un clic sulla mappa.
• Il raggio si misura in linea d'aria, come mostra la mappa. Il tempo di spostamento, invece, segue la strada (ne parliamo più avanti).
• Fino a otto zone, ognuna con nome, colore e una casella «Attiva» per sospenderla senza eliminarla.

Il raggio va benissimo in pianura o in città, dove la linea d'aria assomiglia alla distanza reale.

Testare un indirizzo prima di convalidare

Sotto la mappa, il campo «Testare un indirizzo» Le mostra esattamente ciò che vedrà un cliente: la zona trovata, le spese, il minimo, la soglia di gratuità, la distanza e soprattutto il vero tempo di percorrenza dall'istituto, con i minuti che verranno bloccati in agenda.

Questo test è il modo migliore per verificare i Suoi anelli prima di aprire le prenotazioni: prenda tre o quattro indirizzi di clienti reali e guardi se il risultato Le sembra giusto.

Per territorio: colorare i comuni

In montagna, in riva a un lago o lungo un confine, il cerchio inganna. Un paese a 8 km sull'altro versante della valle può richiedere quaranta minuti di strada; un comune vicino sulla stessa sponda, dieci. La modalità Territorio risolve il problema: invece di tracciare cerchi, colora i comuni, i distretti o i cantoni che ogni zona copre.

Come funziona:

• Scelga una zona (è il Suo pennello), poi clicchi un comune sulla mappa, oppure ne digiti il nome, il NPA, un distretto o un cantone nella ricerca.
• «Colorare per» comune, distretto o cantone: un clic sulla mappa prende allora tutto il distretto o tutto il cantone in un colpo. Passando sopra la mappa, un suggerimento Le dice cosa colorerebbe un clic.
• Prevale il territorio più preciso. Colora il distretto di Monthey in zona 2, poi il comune di Vouvry in zona 1: Vouvry resta in zona 1, il resto del distretto in zona 2. Così si costruisce una mappa fine in tre clic invece di sessanta.
• La gomma «Non servito» toglie un territorio. Se un territorio più ampio lo copre ancora, lo esclude esplicitamente: qui Champéry resta fuori zona anche se tutto il distretto di Monthey è colorato.
• Sotto la mappa, ogni zona mostra il proprio numero di comuni, per un controllo a colpo d'occhio.

Due particolarità svizzere sono già gestite. I cantoni senza distretti (Ginevra, Neuchâtel, Uri, Nidvaldo, Zugo, Obvaldo, Appenzello Interno, Basilea Città, Glarona) e il Liechtenstein si colorano con tutto il cantone. E ogni 1° gennaio, quando dei comuni si fondono, Posea Le segnala i vecchi comuni scomparsi dai dati ufficiali e Le propone di colorare il nuovo: nessun indirizzo esce dalla zona in silenzio.

I tre importi di ogni zona

Ogni zona ha tre importi, tutti facoltativi tranne il primo:

• Spese di trasferta: ciò che il cliente paga in aggiunta al trattamento. Zero significa «trasferta offerta».
• Minimo: sotto questo importo di prestazioni, la prenotazione a domicilio non è possibile in quella zona. Evita di fare venti minuti di strada per uno smalto da CHF 35.
• Offerto da: oltre questo importo, le spese cadono. Un incentivo semplice a prenotare due trattamenti invece di uno.

Un esempio con la zona «Regione estesa» qui sopra (CHF 35 di spese, minimo CHF 120, offerta da CHF 250):

• un massaggio da CHF 140 → CHF 175 in totale (140 + 35);
• solo un trattamento viso da CHF 95 → non prenotabile a domicilio in questa zona, sotto il minimo;
• massaggio e trattamento viso, CHF 260 → trasferta offerta, CHF 260.

Tre regole rendono il sistema equo:

• La trasferta si conta una volta per visita. Una cliente che prenota tre trattamenti di seguito paga una sola trasferta — è Lei che si sposta, non ogni trattamento.
• Gli importi sono fissati sull'appuntamento. Se aumenta le tariffe a novembre, gli appuntamenti già presi mantengono il prezzo annunciato al cliente.
• Ogni prestazione può avere la propria impostazione per il domicilio: solo in istituto, anche a domicilio o unicamente a domicilio; un prezzo diverso a domicilio; trasferta sempre offerta (comodo per un pacchetto sposa o una prestazione premium); un tempo di allestimento e riordino aggiunto all'appuntamento; e un'indicazione per il cliente, del tipo «prepari una stanza riscaldata e una presa di corrente».

Gli spostamenti: il tempo di strada contato in agenda

È qui che la maggior parte degli strumenti si ferma, ed è qui che si perdono le giornate. Posea calcola il vero tempo di percorrenza tra gli appuntamenti, con un proprio motore di itinerari ospitato in Svizzera, e lo blocca in agenda prima dell'appuntamento a domicilio.

Le impostazioni, nell'ordine dello schermo:

• Margine di sicurezza: una percentuale e dei minuti aggiunti al tragitto calcolato, per il parcheggio, l'ascensore, il traffico delle 17. Con 10 % e 5 minuti, un itinerario di 19 minuti ne blocca 26.
• Arrotondare gli spostamenti a 1, 5, 10 o 15 minuti, per un'agenda leggibile. I 26 minuti diventano 30.
• Il primo spostamento della giornata conta nell'orario: chi inizia alle 8:00 in istituto non può essere da un cliente a 25 minuti di strada prima delle 8:25. Disattivato, la giornata inizia dal primo cliente.
• Anche il rientro a fine giornata conta: attivato, l'ultimo appuntamento deve lasciare il tempo di rientrare prima della chiusura.
• Spostamento massimo tra due appuntamenti: oltre, Posea non propone di concatenarli. 40 minuti sono ragionevoli in una regione di dimensioni cantonali.
• Preavviso minimo in ore: nessuna visita a domicilio ordinata per tra un'ora.

In basso, «Chi si sposta»: sceglie, persona per persona, chi fa domicilio, da dove parte (l'istituto, un'altra sede o il suo indirizzo personale) e in quali fasce orarie. Chi non si sposta non viene mai proposto per un appuntamento a domicilio, nemmeno quando il cliente non indica preferenze.

E se il motore di itinerari non fosse disponibile? Posea stima allora il tragitto a partire dalla distanza, con prudenza, e la prenotazione continua. Lo schermo mostra in ogni momento lo stato del calcolo.

In agenda, ogni appuntamento a domicilio è preceduto dalla sua fascia di spostamento. Il Suo team mantiene il controllo: se inserisce un appuntamento che non lascia abbastanza strada, Posea avvisa e chiede conferma, senza mai bloccare. La prenotazione online, invece, è rigorosa: il cliente vede solo gli orari davvero sostenibili.

Cosa vede il Suo cliente

Per il cliente, tutto avviene nel consueto percorso di prenotazione, da telefono come da computer, in italiano, francese, tedesco o inglese.

Alcuni dettagli:

• Gli indirizzi coprono la Svizzera e il Liechtenstein. Se un indirizzo recente non è ancora nel registro, il cliente lo inserisce a mano; Posea ripiega allora sulla località del NPA e lo segnala.
• Il cliente indica poi ciò che Le serve sul posto, secondo quanto richiede: piano, codice d'ingresso, parcheggio, animali, note. Queste informazioni arrivano sull'appuntamento, nel pannello dell'agenda e nel promemoria inviato al Suo team — niente più telefonate per chiedere il codice del portone.
• Gli orari proposti tengono conto degli spostamenti: il cliente non può prenotare un orario che Lei non potrebbe rispettare.
• Alla fine, la conferma dice chiaramente chi verrà e quando.

Le opzioni: fuori zona e informazioni richieste

• Informazioni richieste al cliente: spunti ciò che Le è utile, niente di più. Meno domande, più prenotazioni.
• Messaggio fuori zona, in ognuna delle quattro lingue del percorso di prenotazione, per esempio: «Per le valli laterali ci chiami: a volte organizziamo dei giri.» Una lingua lasciata vuota riprende quella dell'istituto.
• Proporre di venire in istituto quando la prestazione vi è possibile: il cliente fuori zona non è perso.
• Mostrare la mappa delle zone nel percorso di prenotazione, o tenerla per sé.

Alla cassa e in fattura

Le spese di trasferta compaiono su una riga separata della fattura e dello scontrino, una sola volta per visita, all'importo fissato alla prenotazione. Seguono l'aliquota IVA della prima prestazione della visita e confluiscono nei Suoi rapporti come il resto della cifra d'affari. Se incassa sul posto, il carrello della cassa le riprende da solo: nessuno deve ricordarsi la tariffa della zona.

Gli indirizzi dei Suoi clienti e la nLPD

Un indirizzo di domicilio è un dato personale da proteggere. Posea lo usa solo per calcolare la zona e il tragitto, lo trasmette solo al Suo istituto e lo conserva in Svizzera. Gli indirizzi digitati nel percorso di prenotazione senza arrivare alla prenotazione sono conservati al massimo 24 ore, poi cancellati automaticamente.

La messa in funzione, in dieci minuti

1. In Impostazioni → A domicilio, attivi il domicilio.
2. Zone e tariffe: scelga raggio o territorio, crei due o tre zone, imposti spese, minimo e gratuità.
3. Testi tre indirizzi di clienti reali.
4. Spostamenti e team: regoli margine e arrotondamento, indichi chi si sposta e da dove.
5. In ogni prestazione interessata, scelga «anche a domicilio» o «unicamente a domicilio», eventualmente con un prezzo o un tempo di allestimento propri.
6. Opzioni: spunti le informazioni da chiedere, scriva il Suo messaggio fuori zona.
7. Faccia una prenotazione di prova dal Suo telefono.

I limiti, per completezza

• Il domicilio è incluso negli abbonamenti Pro e Studio, non in Mini.
• Sono accettati indirizzi in Svizzera e in Liechtenstein.
• Una sola suddivisione alla volta: raggio o territorio, non un misto dei due.
• Al massimo otto zone — più che sufficienti per un territorio reale; oltre, la griglia dei prezzi diventa illeggibile per il cliente.

Il domicilio non è un'attività a parte: è un terzo luogo, accanto all'istituto e alla videochiamata, nella stessa agenda, nella stessa cassa e nella stessa contabilità. È questo che ne fa una vera fonte di entrate invece di un favore in perdita.